はじめに：ビジネス文書は「情報のパズル」である
ビジネス文書（特に社外文書）には、何十年も変わらない「型」が存在します。「なぜこんなに決まりごとが多いのか」と思うかもしれませんが、この型を守ることで、受け取った相手は「誰から、いつ、何の目的で届いたのか」を瞬時に判断できます。
秘書検定2級では、文書の構成要素が正しい位置に配置されているか、言葉の組み合わせが適切かが厳格に問われます。今回は、パズルを組み立てるように文書を完成させる「形式のルール」を解説します。
文書を構成する「7つのパーツ」
社外文書は、上から順に以下の7つのパーツで構成されます。この配置を視覚的に覚えるのが最短ルートです。
- 日付： 右上に配置。
- 宛名： 左上に配置。相手の社名、役職、氏名を正確に書く。
- 発信者： 日付の下（右側）に配置。自分の社名、役職、氏名を書く。
- 件名（タイトル）： 中央に配置。一目で内容がわかるように。
- 前文： 頭語（拝啓など） ＋ 時候の挨拶 ＋ 感謝の言葉。
- 主文： 「さて」「つきましては」で始める本題。
- 末文： 結びの言葉 ＋ 結語（敬具など）。
ハックのポイント： 「宛名は左上、自分は右下（日付の下）」という左右の対比を意識してください。相手を敬い、自分を一歩下げるという敬語のロジックが、文書のレイアウトにも反映されています。
「頭語」と「結語」の切っても切れない関係
ビジネス文書で最もミスが多いのが、最初（頭語）と最後（結語）の組み合わせです。これはセットで決まっており、入れ替えは不可能です。
| 種類 | 頭語（はじめ） | 結語（おわり） | 特徴・使い分け |
| 標準 | 拝啓（はいけい） | 敬具（けいぐ） | 最も一般的。迷ったらこれ。 |
| 丁寧 | 謹啓（きんけい） | 謹白（きんぱく） | 目上の人や、改まった内容の時。 |
| 急ぎ | 急啓（きゅうけい） | 草々（そうそう） | 前文（挨拶）を省く際。 |
| 返信 | 拝復（はいふく） | 敬具 | 相手の手紙への返事の時。 |
覚え方のコツ：「拝啓」の「拝」は拝む、「敬具」の「敬」は敬う。どちらも相手への敬意を示す漢字が含まれているセットが標準、と覚えましょう。
主文を引き立てる「さて」と「つきましては」
本題に入る際、いきなり要件を書き出すのはマナー違反です。
- さて： 挨拶から本題へと話題を切り替えるスイッチ（接続詞）。
- つきましては： 具体的なお願いや案内を提示する際のスイッチ。
この2つの接続詞を正しく使い分けることで、文書にリズムが生まれ、読み手に「ここからが重要だ」という合図を送ることができます。
箇条書きを締める「記」と「以上」
案内状などで、日時や場所を箇条書きにするスタイルを「記書き（しがき）」と呼びます。
- 「記」： 中央に配置。ここから箇条書きが始まる合図。
- 「以上」： 箇条書きの最後、右下に配置。ここで情報が終わりである合図。
試験での注意点： 記述問題で「記」を書いたのに、最後に「以上」を書き忘れると大きな減点対象になります。「記」と「以上」はセットで一つのカプセルだと考えましょう。
まとめ：形式を守ることは相手を尊重すること
第8回のポイントを整理します。
- 日付・発信者は「右」、宛名は「左」のレイアウトを厳守する。
- 「拝啓」には必ず「敬具」をセットにする。
- 時候の挨拶の後に「さて」で本題へ切り替える。
- 「記」を書いたら、必ず右下に「以上」を添える。
ビジネス文書の形式をマスターすることは、相手に「私はルールを理解している信頼できる人間です」というメッセージを送ることに他なりません。この型を身につければ、どんなに難しい依頼も、礼儀正しい一通の文書として整えることができるようになります。
次回、第9回は「ビジネス文書：表現編」です。一気に難易度が上がる「時候の挨拶」12ヶ月分を、暗記ではなく「体感」で覚えるハックを伝授します。
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